Zapisane rozliczenie określa kwotę do wypłaty, ale nie wykonuje przelewu. Paczka przelewów pozwala przygotować plik dla bankowości internetowej, a potem zarejestrować wypłaty; osobno możesz pobrać PDF-y i wysłać rozliczenia kierowcom.
Sprawdź dane przed paczką przelewów
Wejdź w Rozliczenia → Rozliczenia tygodniowe i wybierz odpowiedni tydzień. Kwota w kolumnie Do wypłaty pochodzi z zapisanego rozliczenia. Kierowca powinien mieć uzupełniony poprawny polski numer IBAN; bez niego nie trafi do pliku.
Na liście rozliczeń numer przed nazwiskiem, na przykład 003-12, jest numerem rozliczenia. Pierwsza część to trzycyfrowy numer kierowcy nadawany kolejno w firmie, a druga to kolejny numer rozliczenia tego kierowcy, uzupełniony do dwóch cyfr. Numeracja służy identyfikacji dokumentów i nie jest numerem przelewu bankowego.
Wygeneruj paczkę przelewów do banku
- Kliknij Paczka przelewów.
- W podglądzie sprawdź kierowców w sekcji Do wypłaty, ich zamaskowane konta i kwoty. Kierowcy z już zarejestrowaną wypłatą są domyślnie odznaczeni, aby ograniczyć ryzyko podwójnego przelewu.
- Sprawdź sekcję wykluczonych. Pokazuje osoby, których nie można uwzględnić, na przykład z powodu braku lub nieprawidłowego konta.
- Zaznacz tylko osoby, którym chcesz wypłacić środki.
- Wybierz Format pliku: Elixir-0 albo CSV.
- Wpisz Numer konta nadawcy (Twojej firmy) i kliknij Generuj i pobierz.
Elixir-0 to polski format importu przelewów krajowych. CSV jest alternatywnym plikiem tabelarycznym. Wybierz format obsługiwany przez bank, a po pobraniu zaimportuj plik w swojej bankowości internetowej i samodzielnie autoryzuj przelewy.
Oznacz wypłaty po wysłaniu pliku
Po pobraniu aplikacja pokazuje listę faktycznie ujętych kierowców i pyta, czy oznaczyć ich jako wypłaconych. Wybierz Tak, oznacz jako wypłacone dopiero po wgraniu i zaakceptowaniu paczki w banku. Jeśli chcesz wrócić do tej czynności później, wybierz Jeszcze nie — zamknij.
Możesz też zarejestrować pojedynczą wypłatę bez paczki: przy kierowcy kliknij Wypłać, w oknie Zarejestruj wypłatę sprawdź kwotę, opcjonalnie wpisz notatkę, a następnie zatwierdź Wypłacono. Status na liście pokaże datę i zarejestrowaną kwotę.
Wyślij PDF-y rozliczeń kierowcom
Przed lub po wypłacie możesz przekazać kierowcom dokumenty. Użyj PDF (Wszystkie), aby pobrać komplet, albo ikony pobierania przy osobie, aby otrzymać jej PDF. Przycisk Wyślij do wszystkich wysyła e-maile z rozliczeniami dla kierowców mających zapisane rozliczenie; okno potwierdzenia podaje, ile wiadomości zostanie wysłanych i ilu kierowców bez rozliczenia zostanie pominiętych.
Przy pojedynczym kierowcy możesz użyć ikony wysyłki. Jeśli dokument został już wysłany, aplikacja pokazuje datę i pozwala wysłać go ponownie po potwierdzeniu. Zobacz także PDF rozliczenia i Cotygodniowe rozliczenie.
Najczęstsze sytuacje przed wysłaniem pliku
Kierowca bez prawidłowego IBAN nie trafi do paczki przelewów. Zobaczysz go w części wykluczonej, więc popraw dane na karcie kierowcy i ponownie otwórz podgląd paczki. Tak samo sprawdź kierowców z już zarejestrowaną wypłatą: są domyślnie odznaczeni, aby nie wysłać tej samej kwoty drugi raz.
Przed wygenerowaniem porównaj sumę łączną z rozliczeniami danego tygodnia i wpisz numer konta nadawcy firmy. Format Elixir-0 (import do bankowości firmowej) lub CSV (Excel / generyczny import) wybierasz według wymagań banku. Pobrany plik nie wykonuje płatności, a aplikacja nie sprawdza, czy bank go zaakceptował.
Dopiero po imporcie i autoryzacji w bankowości wybierz oznaczenie wypłat jako zrealizowanych. Jeżeli po pobraniu pliku dane zmieniły się, aplikacja może pominąć pozycje i wskaże ich liczbę; odśwież podgląd zamiast zakładać, że cała wcześniejsza lista nadal jest aktualna.
Numer rozliczenia pomaga rozpoznać dokument kierowcy, ale nie zastępuje kontroli kwoty ani numeru rachunku w banku. Jeśli przed autoryzacją musisz poprawić rozliczenie, wróć do jego karty, zapisz poprawkę i wygeneruj nową paczkę. Nie oznaczaj wcześniejszej paczki jako wypłaconej tylko dlatego, że plik został pobrany; rzeczywiste potwierdzenie płatności pochodzi z bankowości.
Po korekcie zawsze pobierz nowy plik i użyj wyłącznie jego aktualnej wersji w banku.
Archiwizuj potwierdzenie bankowe.