Gdy kierowca tankuje samochód floty na fakturę firmy, firma może rozliczyć VAT i oddać kierowcy ustaloną część tej kwoty. Funkcja faktur paliwowych gromadzi dokumenty przy kierowcy, liczy zwrot według ustawionego procentu i pozwala przenieść go do tygodniowego rozliczenia.
Ustaw procent zwrotu VAT i automatyczne przypisanie
- Wejdź w Ustawienia → KSeF.
- W sekcji Zwrot VAT z faktur paliwowych kierowców, % wpisz procent od 0 do 100 i kliknij Zapisz.
- Jeśli chcesz przypisywać dokumenty z KSeF po aucie, włącz Automatyczne przypisywanie faktur paliwowych do kierowcy.
- Ustaw datę w polu Przypisuj faktury od i kliknij Zapisz.
Automatyczne przypisanie wymaga numeru rejestracyjnego na fakturze. Aplikacja ustala kierowcę na podstawie protokołów wydania i zwrotu pojazdu, a gdy ich brakuje — z aktualnego przypisania auta. To ustawienie ma sens dla floty, w której kierowca sam płaci za paliwo używane w samochodzie firmy.
Dodaj fakturę paliwową na karcie kierowcy
Otwórz kartę kierowcy i przejdź do sekcji Faktury paliwowe (zwrot VAT). W polu Numery rejestracyjne wpisz rejestracje związane z kierowcą i kliknij Zapisz. Numery służą do automatycznego przypisania faktur pochodzących z KSeF.
Aby dodać dokument ręcznie, kliknij Dodaj fakturę i wpisz Numer, Data, Sprzedawca, opcjonalny NIP, Brutto, VAT oraz Notatka. Pod formularzem widzisz przewidywany Zwrot i procent użyty do obliczenia. VAT nie może być większy niż kwota brutto.
W tabeli dokument ma źródło KSeF albo Ręczna, a status Do rozliczenia albo Rozliczona: [okres]. Dla nierozliczonej faktury można edytować VAT i notatkę; dokument ręczny można też usunąć.
Uzupełnij zwrot VAT w rozliczeniu tygodniowym
Wejdź w Rozliczenia → Rozliczenia tygodniowe, wybierz tydzień i otwórz działania rozliczeń. Kliknij Uzupełnij zwrot VAT z faktur paliwowych. Aplikacja aktualizuje wyłącznie kierowców ze szablonem, który ma pole ze źródłem faktur paliwowych, i pokaże liczbę zaktualizowanych oraz pominiętych pozycji.
W edytorze szablonu jako Źródło z importu wybierz jedną z pozycji Faktury paliwowe: VAT albo zwrot VAT. Aby zwrot zwiększał wypłatę kierowcy, pole musi mieć właściwy Wpływ na wynik, zwykle + do Wypłaty. Więcej o konfiguracji opisuje Źródła pól szablonu i potrącenia.
Przykład obliczenia i kontrola okresu
Przy fakturze na 492 zł brutto, z VAT 92 zł i ustawionym zwrotem 40%, przewidywany zwrot wynosi 36,80 zł: 92 zł × 40%. System pokazuje zwrot przy dokumencie, ale do rozliczenia tygodniowego trafi on tylko wtedy, gdy szablon ma właściwe źródło z grupy Faktury paliwowe i pole ma ustawiony odpowiedni wpływ na wynik.
Kontroluj datę faktury oraz okres rozliczenia. Akcja uzupełnienia bierze nierozliczone faktury wystawione najpóźniej w końcu wybranego okresu; nie jest to automatyczna wypłata. Po zapisaniu rozliczenia dokument jest powiązany z tym okresem, dlatego powtórne uzupełnienie nie powinno zwrócić tego samego VAT drugi raz.
Jeżeli faktura z KSeF nie została przypisana, sprawdź numer rejestracyjny na dokumencie, numery zapisane przy kierowcy oraz historię przekazania auta. Niejednoznaczne wyniki wymagają ręcznej kontroli. W rozliczeniach flot taxi ten krok zapobiega oddaniu VAT osobie, która nie korzystała z pojazdu w danym czasie.
Przed zapisaniem rozliczenia sprawdź, czy dokument ma właściwy status i czy jego zwrot pojawia się tylko w jednym polu sumującym. Nie wpisuj tej samej kwoty ręcznie obok pola zasilanego przez faktury paliwowe, ponieważ zwiększyłoby to wypłatę drugi raz. Gdy zmieniasz procent w ustawieniach, pamiętaj, że dotyczy on wyłącznie kolejnych dokumentów; stare faktury zachowują procent zapisany przy dodaniu.
W razie wątpliwości najpierw sprawdź dokument na karcie kierowcy, a potem wynik w podglądzie tygodnia.