Faktury za paliwo, serwis, opony, myjnię czy księgowość mogą trafiać do KSeF zamiast do osobnej skrzynki dokumentów. Po podłączeniu KSeF w TwojaFlota pobierzesz faktury zakupowe do panelu, a potem przypiszesz koszt do auta albo firmy. Ten przewodnik pokazuje bezpieczną konfigurację tokena, środowiska i automatycznej synchronizacji.
Przygotuj token autoryzacyjny KSeF
Token uzyskasz w KSeF dla firmy, której faktury mają być pobierane. W panelu potrzebny jest wyłącznie sam token autoryzacyjny: nie wklejaj opisu, hasła ani całego pliku. Zanim zaczniesz, ustal też, w którym środowisku KSeF został wydany token.
1. Otwórz ustawienia integracji
- W menu wybierz Ustawienia → KSeF.
- W sekcji Środowisko KSeF otwórz pole Środowisko.
- Wybierz Testowe, Demo albo Produkcyjne zgodnie z miejscem wydania tokena.
Środowisko Testowe służy do sprawdzenia ustawień na danych testowych. Demo jest osobnym środowiskiem demonstracyjnym. Wybierz Produkcyjne tylko wtedy, gdy chcesz pobierać rzeczywiste faktury firmy. Ostrzeżenie przy tej opcji przypomina, że operacje dotyczą prawdziwych danych.
2. Wklej token i zapisz ustawienia
- W sekcji Token autoryzacyjny w polu Token KSeF wklej token.
- Ustaw przełącznik Automatyczne pobieranie faktur, jeżeli synchronizacja ma działać codziennie.
- Kliknij Zapisz ustawienia.
Po zapisie pole tokena nie pokazuje jego treści. Komunikat Token jest już skonfigurowany oznacza, że token jest zapisany; nie oznacza jeszcze pozytywnego połączenia. Gdy później zmienisz środowisko lub token, zapisz ustawienia ponownie przed testem.
3. Sprawdź połączenie z KSeF
- Po zapisaniu kliknij Testuj połączenie.
- Poczekaj na komunikat wyniku pod przyciskami.
- Jeśli test zwróci błąd, sprawdź najpierw zgodność tokena i środowiska, następnie zapisz poprawioną konfigurację.
Test sprawdza możliwość uwierzytelnienia, ale nie pobiera od razu listy faktur do rozliczenia. Pierwsze pobranie wykonasz na ekranie KSeF z wybranym zakresem dat.
Automatyczna synchronizacja i ostatni wynik
Włączenie Automatyczne pobieranie faktur ustawia pobieranie raz dziennie. To wygodne przy stałych kosztach floty, ale warto nadal sprawdzać faktury po większym serwisie albo po końcu miesiąca. Sekcja Ostatnia synchronizacja pojawia się po wykonaniu synchronizacji i pokazuje Data, Status, liczbę Faktur oraz ewentualny komunikat błędu.
Kontrola konfiguracji przed pierwszym miesiącem
Po udanym teście nie musisz od razu włączać automatycznego pobierania. Najpierw możesz ręcznie pobrać krótki, znany zakres dat i sprawdzić sprzedawców, numery oraz kwoty na liście. To daje pewność, że pracujesz na właściwej firmie i właściwym środowisku. Dopiero wtedy włącz codzienne pobieranie, aby nowe dokumenty nie czekały do końca miesiąca.
Jeśli zmieniasz osobę odpowiedzialną za dokumenty lub odwołujesz token po stronie KSeF, zaktualizuj token w ustawieniach i wykonaj ponownie Testuj połączenie. Nie próbuj rozwiązywać błędu przez wielokrotne pobieranie faktur: najpierw przeczytaj komunikat w wyniku testu i w Ostatnia synchronizacja. W ten sposób odróżnisz błąd konfiguracji od faktu, że w danym zakresie nie było dokumentów.
Dla floty taxi rozsądną rutyną jest sprawdzenie synchronizacji po dniu, w którym przychodzą faktury za serwis, oraz przed przygotowaniem miesięcznych danych dla księgowej. Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jeszcze, że wpływa ona na wynik pojazdu. Kolejny krok to klasyfikacja dokumentu i ewentualne przypisanie samochodu.