W każdej flocie przychodzi moment, gdy kierowca oddaje auto z nowym wgnieceniem i mówi: „tak było”. Bez protokołu ze zdjęciami to słowo przeciwko słowu. Poniżej wzór, którego możesz użyć od dziś, i zasady, dzięki którym protokół naprawdę chroni flotę.
⬇ Pobierz wzór protokołu zdawczo-odbiorczego (.docx)
Word / Google Docs / LibreOffice · do wydruku w dwóch egzemplarzach
Kiedy robić protokół
- Przy wydaniu auta nowemu kierowcy
- Przy zwrocie auta — na koniec współpracy albo przy przesiadce na inne auto
- Przy zmianie kierowcy na tym samym aucie, np. w systemie zmianowym — to najczęściej pomijany moment, a właśnie wtedy najtrudniej ustalić, kto zrobił szkodę
- Po powrocie z serwisu lub blacharni, żeby zapisać stan po naprawie
Co zawiera wzór
- Dane przekazania — data, godzina, miejsce, kto przekazuje i kto przyjmuje
- Dane auta — marka, model, numer rejestracyjny, VIN, przebieg, poziom paliwa lub baterii
- Stan pojazdu w 13 punktach — od przodu, przez narożniki i boki, po wnętrze i bagażnik, z miejscem na opis uszkodzenia i numer zdjęcia
- Wyposażenie i dokumenty — dowód rejestracyjny, polisa, kluczyki, koło zapasowe, trójkąt, gaśnica, apteczka, uchwyt na telefon, taksometr lub kasa
- Uwagi — czystość, zapachy, kontrolki na desce
- Podpisy obu stron
14 zdjęć, które warto zrobić za każdym razem
Opis słowny to za mało. Zdjęcia z datą są tym, co naprawdę rozstrzyga spór. Używam stałej kolejności, żeby nic nie umknęło:
| Zdjęcie | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Przód | Cały przód z 2–3 metrów |
| Przód z lewej i z prawej | Narożniki: zderzak, błotnik, drzwi |
| Lewy i prawy bok | Od zderzaka do zderzaka |
| Tył z lewej i z prawej | Tylne narożniki |
| Tył | Z tablicą rejestracyjną |
| Dach i szyba przednia | Odpryski i pęknięcia |
| Felgi i opony | Uszkodzone felgi jako zbliżenia |
| Licznik | Włączony zapłon: przebieg i paliwo |
| Wnętrze — przód i tył | Fotele, deska, kanapa, podłoga |
| Bagażnik | Otwarty, z wyposażeniem |
Każde nowe uszkodzenie dodatkowo sfotografuj z bliska, najlepiej z czymś, co pokazuje skalę.
Najczęstsze błędy przy protokołach
- Protokół bez zdjęć — „rysa na drzwiach” nie mówi, jak duża i gdzie dokładnie
- Zdjęcia w telefonie właściciela, nie przy protokole — po roku nikt ich nie znajdzie
- Brak podpisu kierowcy — bez niego protokół to Twoja notatka, nie potwierdzony dokument
- Protokół tylko przy wydaniu — bez protokołu zwrotu nie masz z czym porównać stanu
- Brudne auto lub zdjęcia po zmroku — na brudnym lakierze rys nie widać
Protokół jest załącznikiem do umowy najmu. Jeśli jeszcze jej nie masz, zobacz wzór umowy najmu samochodu dla kierowcy taxi.
Protokół na telefonie zamiast na papierze
Papierowy protokół działa, ale ma dwa słabe punkty: zdjęcia leżą osobno, a kartka ginie. W TwojaFlota protokół robisz w telefonie: aplikacja prowadzi przez wszystkie punkty kontroli, zdjęcia są przypięte do konkretnego miejsca, obie strony podpisują się na ekranie, a gotowy PDF zapisuje się przy aucie i kierowcy. Przy zwrocie auta od razu widzisz poprzedni protokół do porównania. Szczegóły: protokół zdawczo-odbiorczy w TwojaFlota.
Chcesz robić protokoły ze zdjęciami i podpisami w dwie minuty? Załóż konto TwojaFlota — 30 dni za darmo, bez karty kredytowej.