Jeśli rozliczasz kilku kierowców i nie chcesz jeszcze płacić za program, najrozsądniejszy jest porządny arkusz. Przygotowałem szablon, którego sam używałem, zanim przeniosłem rozliczenia do TwojaFlota. Wpisujesz kwoty z raportów platform, a kwota do przelewu liczy się sama.
⬇ Pobierz szablon rozliczenia kierowców (.xlsx)
Excel / Google Sheets / LibreOffice · 2 arkusze: rozliczenie i instrukcja · bez makr
Co jest w szablonie
Arkusz „Rozliczenie” ma jeden wiersz na kierowcę i platformę. Żółte pola wypełniasz, pozostałe liczą się automatycznie:
- Obrót brutto z aplikacji — ile zapłacili pasażerowie; od tej kwoty liczony jest VAT
- Zarobek z aplikacji — kwota po prowizji platformy, z podsumowania tygodnia w panelu floty
- Gotówka pobrana przez kierowcę — kierowca ma ją już w ręku, więc pomniejsza przelew
- VAT od obrotu — liczony stawką z komórki F3 (domyślnie 8%); wpisz 0%, jeśli VAT pokrywasz sam
- Prowizja floty — domyślny procent z komórki J3, z możliwością innej stawki dla konkretnego kierowcy
- Opłata za auto — tygodniowy najem albo stała opłata
- Inne potrącenia i zwroty — mandaty, szkody, zaliczki oraz np. paliwo zatankowane na fakturę firmy
- DO WYPŁATY — wynik, który przelewasz kierowcy
Pod tabelą jest suma tygodnia i to, ile zarobiła flota: prowizja, opłaty za auta i przeniesiony VAT.
Przykład wyliczenia
Kierowca jeździł w tygodniu na Bolcie. Dane z raportu i ustalenia z floty:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Obrót brutto z aplikacji | 2 150,00 zł |
| Zarobek z aplikacji (po prowizji Bolta) | 1 720,00 zł |
| Gotówka pobrana od pasażerów | − 380,00 zł |
| VAT 8% od obrotu (2 150 × 8/108) | − 159,26 zł |
| Prowizja floty 5% od zarobku | − 86,00 zł |
| Opłata za auto | − 350,00 zł |
| Zwrot za paliwo na fakturę | + 120,00 zł |
| Do wypłaty | 864,74 zł |
Stawki w przykładzie są umowne — wpisz swoje. Jeśli wynik wychodzi ujemny, kierowca jest winien flocie, zwykle dlatego, że pobrał dużo gotówki.
Jak wypełniać szablon co tydzień
- Pobierz raporty tygodniowe z panelu Bolt Fleet, Uber i FreeNow. Jak znaleźć raporty Bolta, opisałem w tekście o panelu partnera Bolt.
- Dla każdego kierowcy i platformy przepisz obrót, zarobek i gotówkę. Kierowca na trzech platformach to trzy wiersze.
- Dopisz opłatę za auto, potrącenia i zwroty z tego tygodnia.
- Sprawdź, czy suma zarobków zgadza się z sumą w panelu floty — to najszybszy sposób, żeby złapać literówkę.
- Zapisz kopię pliku z datą tygodnia. Po kilku miesiącach bez tego nie odtworzysz, skąd wzięła się kwota, o którą pyta kierowca.
Czego szablon nie robi
Arkusz nie liczy składek ZUS ani zaliczki na PIT przy umowie zlecenia — to zależy od sytuacji kierowcy i powinno być ustalone z księgową. Formy współpracy i ich koszty porównałem w tekście jak rozliczać kierowców taxi — B2B, umowy i automatyzacja.
Pamiętaj też, że platformy co jakiś czas zmieniają nazwy kolumn w raportach. Jeśli nie wiesz, która kwota to „zarobek po prowizji”, weź ją z podsumowania tygodnia w panelu floty, a nie z pojedynczych przejazdów.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Przy dwóch–trzech kierowcach szablon w zupełności wystarczy. Kłopot zaczyna się przy pięciu i więcej: przepisywanie raportów z trzech platform zajmuje kilka godzin w każdy poniedziałek, a jedna pomyłka w wierszu oznacza konflikt z kierowcą. Policzyłem to dokładnie w tekście Excel vs oprogramowanie do rozliczeń kierowców.
W TwojaFlota wgrywasz raporty Bolt, Uber i FreeNow, a system sam liczy wypłaty według Twoich zasad, tworzy PDF z rozliczeniem dla kierowcy i paczkę przelewów do banku. Kierowca widzi swoje rozliczenie w aplikacji, więc pytań „skąd ta kwota” jest dużo mniej. Szczegóły: import rozliczeń Bolt, Uber i FreeNow.
Chcesz sprawdzić, ile czasu zaoszczędzisz na swoich raportach? Załóż konto TwojaFlota — 30 dni za darmo, bez karty kredytowej.