Gdy kierowcy tankują na firmowe karty DKV, co pół miesiąca przychodzi jedna faktura zbiorcza z transakcjami wszystkich kart. Moduł Karty paliwowe czyta tę fakturę z PDF, sumuje tankowania każdej karty i odejmuje je kierowcy w rozliczeniu tygodniowym.
Jak to działa w skrócie
- Raz ustawiasz w szablonie rozliczenia pole, które pobiera kwotę z kart paliwowych.
- Po każdej fakturze DKV wgrywasz PDF w Paliwo → Karty paliwowe.
- Przy pierwszej fakturze przypisujesz karty kierowcom. Aplikacja zapamiętuje przypisania, więc przy kolejnych fakturach podstawiają się same.
- Kwoty czekają na najbliższy nierozliczony tydzień i odejmują się kierowcy przy imporcie rozliczeń Bolt, Uber lub FreeNow.
Potrącana jest kwota brutto wszystkich transakcji karty, czyli paliwo, LPG i opłaty drogowe z faktury.
Krok 1. Dodaj pole w szablonie rozliczenia
- Wejdź w Rozliczenia → Szablony rozliczeń i otwórz szablon używany przez kierowców z kartami.
- Dodaj pole, na przykład „Paliwo DKV”, albo rozwiń pole, które już masz na paliwo.
- W sekcji Źródło z importu wybierz Karty paliwowe — kwota brutto.
- W polu Wpływ na wynik ustaw - od Wypłaty i zapisz szablon.
Krok 2. Wgraj fakturę DKV
- Wejdź w Paliwo → Karty paliwowe. Moduł znajdziesz też przez link na stronie Faktury paliwowe.
- W sekcji Wgraj fakturę DKV wybierz plik PDF faktury pobrany z portalu DKV. Skan ani zdjęcie nie zadziała, potrzebny jest oryginalny PDF.
- Sprawdź nagłówek: Numer faktury, Data faktury, Suma z faktury i Suma odczytana. Zielony komunikat Suma transakcji zgadza się z fakturą. oznacza, że odczytano wszystkie transakcje.
Jeśli sumy się nie zgadzają, nie zapisuj faktury i napisz do nas, dołączając plik. Tę samą fakturę można wgrać tylko raz. Przy ponownej próbie pojawi się komunikat Ta faktura została już wczytana, a zapis będzie zablokowany.
Krok 3. Przypisz karty do kierowców
Tabela pokazuje jeden wiersz na kartę: etykietę (np. „FS AUTO 12”), numer karty, liczbę transakcji i kwotę brutto. Strzałka po lewej rozwija listę tankowań danej karty.
- W kolumnie Kierowca wybierz osobę, która używała karty.
- Wybierz Nie potrącaj dla kart firmowych, na przykład karty właściciela lub auta zastępczego.
- Gdy kartę w tym okresie używało kilku kierowców, rozwiń ją i przypisz kierowcę przy każdej transakcji. Wiersz pokaże wtedy Kilku kierowców.
Zostaw zaznaczone Zapamiętaj przypisania kart. Przy następnej fakturze przypisani kierowcy podstawią się sami, a wiersze kart bez kierowcy będą wyróżnione na żółto.
Krok 4. Wybierz tydzień potrącenia i zapisz
Pole Potrąć od domyślnie ma dzień wgrania faktury. Kwoty trafią do pierwszego nierozliczonego tygodnia, który kończy się tego dnia lub później. Data tankowania nie ma znaczenia. Dzięki temu faktura wgrana w środę potrąca się w bieżącym tygodniu, a nie w tygodniach, które już wypłaciłeś.
Przykład: faktura z 15.10 przyszła 21.10. Zostawiasz Potrąć od = 21.10, więc kierowcy zobaczą potrącenie w tygodniu 19–25.10. Chcesz to odłożyć na kolejny tydzień? Ustaw 27.10.
Kliknij Zapisz. Nad tabelą zobaczysz podsumowanie: ile przypada Do potrącenia kierowcom, a ile Nie potrącane.
Krok 5. Rozlicz tydzień
Zaimportuj rozliczenia Bolt, Uber lub FreeNow za ten tydzień tak jak zwykle. Pole z kartami paliwowymi wypełni się samo sumą kart przypisanych do kierowcy. Jeśli rozliczenia tygodnia są już zaimportowane, w Rozliczenia → Szczegóły rozliczenia kliknij Dolicz zwrot VAT za paliwo. Ten sam przycisk dolicza też kwoty z kart paliwowych.
Po zapisaniu rozliczenia transakcje dostają status Rozliczone z nazwą tygodnia i nie odejmą się drugi raz. Postęp widać w liście Wczytane faktury, w kolumnie Rozliczone, np. 98/108.
Lista kart i wczytane faktury
W sekcji Karty możesz zmienić kierowcę karty, wyłączyć Potrącać dla karty firmowej, dodać notatkę albo kartę ręcznie przyciskiem Dodaj kartę. Zmiana kierowcy działa od następnej faktury. Transakcje już wczytane poprawisz w szczegółach faktury.
Kliknij numer faktury w sekcji Wczytane faktury, aby zobaczyć podział kwot na kierowców i listę transakcji. Dopóki transakcja nie jest rozliczona, możesz zmienić jej kierowcę. Fakturę da się usunąć tylko wtedy, gdy żadna jej transakcja nie trafiła jeszcze do rozliczenia.