Faktury od Bolt i Uber a KSeF w 2026 roku: dlaczego prowizji nie ma w systemie i jak ją rozliczyć

Listopad 2026 roku przyniósł na grupach dla partnerów flotowych falę nerwowych pytań: dlaczego w Krajowym Systemie e-Faktur wciąż nie ma faktur za prowizję od Bolta i Ubera? Część księgowych odmawia ich zaksięgowania, twierdząc, że dokument pobrany bezpośrednio z portalu jest nieważny, skoro nie przeszedł przez ministerialną platformę. Mamy dobrą wiadomość: brak faktury prowizyjnej w KSeF to nie błąd techniczny ani wina platformy. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego prowizja trafia poza KSeF, jak prawidłowo rozliczyć import usług oraz jakich formalności musisz dopełnić w systemie przed 31 grudnia 2026 roku.

Dlaczego faktury prowizyjnej Bolt i Uber nie ma w KSeF?

Od kiedy KSeF stał się obowiązkowy – od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców – wielu właścicieli flot założyło, że każda faktura kosztowa musi bezwzględnie znaleźć się w systemie e-faktur. Pamiętaj jednak o podstawowej regule: od 1 lutego 2026 roku każdy odbiera w KSeF faktury wystawione przez te podmioty, które same mają prawny obowiązek ich wystawiania w KSeF. Nie dotyczy to wszystkich podmiotów gospodarczych, z którymi współpracujesz.

Kluczowe znaczenie ma siedziba wystawcy dokumentu. Kiedy sprawdzisz fakturę prowizyjną za pośrednictwo od Bolta, zobaczysz, że wystawia ją Bolt Operations OÜ – spółka zarejestrowana w Estonii. Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury od zagranicznych firm, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w ogóle nie trafiają do KSeF. Zagraniczna firma po prostu nie jest uczestnikiem polskiego systemu.

Co niezwykle ważne, sama rejestracja zagranicznego podmiotu do podatku VAT w Polsce bez posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie tworzy obowiązku korzystania z KSeF. W efekcie zagraniczna spółka nie ma obowiązku przesyłania faktur prowizyjnych do KSeF. Przy Uberze sprawdź na fakturze prowizyjnej, kto jest wystawcą: jeśli to spółka zagraniczna, zasada jest taka sama.

Wniosek dla Ciebie jest jednoznaczny: brak faktury prowizyjnej w KSeF to nie błąd platformy i żaden powód, aby jej nie zaksięgować. Odbiorca nie wprowadza takiego dokumentu do KSeF. Fakturę prowizyjną księguje się w firmie poza KSeF, rozlicza import usług w JPK_V7 i przechowuje dokument w ewidencji co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego.

Jak rozliczyć fakturę za prowizję: import usług krok po kroku

Faktura prowizyjna od Bolt Operations OÜ to dla polskiego przedsiębiorcy co do zasady import usług. Oznacza to, że ciężar rozliczenia podatku VAT spoczywa na Tobie jako nabywcy.

Na dokumencie od platformy znajdziesz stawkę 0% lub adnotację o odwróconym obciążeniu. Jako polski przedsiębiorca sam naliczasz polski VAT – najczęściej według podstawowej stawki 23%. Dla czynnego podatnika VAT jest to operacja w pełni neutralna podatkowo: w tej samej deklaracji wykazujesz podatek VAT należny i naliczony, które co do zasady się równoważą, więc nie dopłacasz podatku do urzędu.

Jeśli fakturę wystawiono w walucie obcej, kwotę przelicza się na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Całość trafia do ewidencji JPK_V7, a oznaczenia w JPK_V7 ustala Twoja księgowa. Pamiętaj, że to opis ogólny – szczegóły rozliczeń w Twojej firmie warto potwierdzić z księgową lub doradcą podatkowym. Jeśli chcesz sprawdzić, jak układać rozliczenia z kierowcami na co dzień, zobacz nasz poradnik: rozliczanie kierowców Uber i Bolt krok po kroku.

Dwa rodzaje dokumentów od Bolt: prowizja a faktury za przejazdy

Aby uniknąć nieporozumień z księgowością, musisz wyraźnie rozróżnić dwa rodzaje dokumentów wystawianych w ekosystemie Bolt:

• Faktury prowizyjne za pośrednictwo: prowizja platformy za korzystanie z systemu zleceń. Wystawia je podmiot estoński (Bolt Operations OÜ). To import usług rozliczany poza KSeF.
• Faktury za przejazdy: dokumenty za zrealizowane kursy. Sprzedawcą usługi przewozu na fakturze jesteś Ty – partner flotowy. W Twoim imieniu wystawia je Bolt Poland. To nie jest import usług.

Zgodnie z komunikatem Bolt Poland, po 1 kwietnia 2026 roku spółka wystawia swoje własne faktury w KSeF. Faktury wystawiane w imieniu partnera zacznie wystawiać w KSeF pod warunkiem poprawnego nadania uprawnień w KSeF przez partnera flotowego. Do tego czasu Bolt Poland przyjmuje robocze założenie, że partner nie podlega pod obowiązkowy KSeF, ale najdłużej do 31 grudnia 2026 roku (podejście to może ulec zmianie). Z kolei paragony fiskalne z NIP do 450 zł wystawiane przez partnerów są do końca 2026 roku wyłączone z KSeF i nadal idą przez tradycyjną kasę fiskalną.

Uprawnienia w KSeF dla platform Uber i Bolt: jak to zrobić w MCU?

Aby platformy mogły wystawiać faktury za przejazdy w Twoim imieniu, musisz nadać im formalne uprawnienia w rządowym Module Certyfikatów i Uprawnień KSeF (MCU).

Oficjalny blog Ubera („KSeF nadawanie uprawnień”) precyzuje tę procedurę dla partnerów flotowych krok po kroku:

1. Logujesz się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień KSeF (MCU).
2. W sekcji „Nadaj uprawnienia” wybierasz uprawnienie dla odpowiedniej spółki Uber do wystawiania i przeglądania faktur oraz do samofakturowania w imieniu podatnika.
3. Wskazujesz NIP Uber Polska oraz pełną nazwę spółki – dane te należy wziąć z oficjalnego komunikatu Ubera.
4. Zatwierdzasz operację przyciskiem „Nadaj uprawnienia”.

Bolt Poland również wymaga nadania uprawnień (szczegóły w komunikacie Bolta dla partnerów) — zrób to przed 31 grudnia 2026 roku, aby dokumenty za kursy mogły być generowane w KSeF. Kary za błędy w KSeF na podstawie art. 106ni ustawy o VAT mają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku, dlatego rok 2026 to czas na spokojne uporządkowanie procedur i konfigurację uprawnień.

Praktyczna wskazówka od partnerów: po zmianie panelu faktury Bolt łatwiej znaleźć w portalu otwieranym w przeglądarce niż w aplikacji mobilnej. Sprawdź portal w przeglądarce na komputerze, aby pobrać kompletną dokumentację dla księgowości.

Praktyczny plan działania dla partnera floty: co zrobić przed 31.12.2026

Oto 5 kroków, które jako właściciel floty powinieneś wdrożyć przed 31 grudnia 2026 roku:

1. Rozdziel dokumenty: prowizje zagraniczne rozliczaj poza KSeF jako import usług, a faktury za przejazdy i faktury od krajowych dostawców prowadź przez KSeF.
2. Pobieraj faktury prowizyjne co miesiąc z portalu: nie czekaj, aż pojawią się w KSeF, bo zagraniczne podmioty ich tam nie przesyłają. Pobieraj pliki PDF z portali w przeglądarce i przekazuj je księgowej w stałym cyklu.
3. Nadaj uprawnienia w MCU dla Uber i Bolt: zaloguj się do modułu i autoryzuj platformy do samofakturowania w Twoim imieniu przed 31 grudnia 2026 roku.
4. Ustal z księgową sposób księgowania importu usług: potwierdź przeliczanie kwot po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy oraz oznaczenia w JPK_V7. Konkretne księgowanie transakcji zawsze warto potwierdzić z księgową.
5. Pobieraj koszty krajowe z KSeF: faktury za paliwo i serwis spływają bezpośrednio do KSeF. Przypisuj je do aut i kierowców, aby kontrolować rentowność floty. Przeczytaj o tym w naszym poradniku: KSeF dla partnera flotowego.

Więcej o organizacji pracy i formalnościach we flocie dowiesz się także z artykułu: jak rozliczać kierowców taxi: B2B, umowy i automatyzacja.

Jak TwojaFlota rozwiązuje problem KSeF i rozliczeń kierowców

Prowadząc flotę od 5 do 30 samochodów, musisz łączyć raporty z aplikacji, faktury kosztowe z KSeF oraz cotygodniowe wypłaty dla kierowców. Ręczne przepisywanie danych jest czasochłonne i rodzi błędy. Program TwojaFlota rozwiązuje ten problem w jednym miejscu:

• Import raportów i automatyczne rozliczenie: system importuje tygodniowe raporty Bolt, Uber i FreeNow, rozliczając każdego kierowcę według szablonu Twojej firmy (prowizja, opłata administracyjna, najem auta, paliwo, potrącenia).
• Pobieranie faktur kosztowych z KSeF: program automatycznie pobiera faktury za paliwo, serwis i części zamienne z KSeF i przypisuje je do konkretnych aut oraz kierowców.
• Pasek rozliczenia PDF i panel kierowcy: kierowca otrzymuje czytelny pasek rozliczenia w formacie PDF lub sprawdza wypłatę w panelu kierowcy, widząc dokładnie wszystkie składowe swojego rozliczenia.
• ZUS i PIT: automatyczne potrącenie zaliczek na ZUS i PIT przy umowie zlecenia, w tym również w modelu łączącym zlecenie z najmem auta kierowcy.
• Szablony umów i archiwum: generowanie umów z gotowych szablonów oraz ewidencja umów podpisanych i rozwiązanych w historii kierowcy.
• Paczka dla księgowej: miesięczna paczka dokumentów dla księgowej oraz pełna historia zmian i kopie rozliczeń, pozwalające wrócić do każdego tygodnia.

Najczęstsze pytania

Dlaczego w KSeF nie ma faktury prowizyjnej od Bolta?

Fakturę za prowizję wystawia estońska spółka Bolt Operations OÜ. Zagraniczne firmy bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie są uczestnikami KSeF, a sama rejestracja do VAT w Polsce nie tworzy takiego obowiązku. Dokument rozlicza się poza KSeF jako import usług.

Księgowa nie chce zaksięgować faktury z panelu, bo nie ma jej w KSeF. Kto ma rację?

Brak faktury w KSeF nie oznacza, że jest nieważna. Faktura od zagranicznego kontrahenta bez stałego miejsca działalności w Polsce nie trafia do KSeF i odbiorca jej tam nie wprowadza. Księguje się ją poza KSeF, a import usług wykazuje w deklaracji JPK_V7. Konkretne ujęcie w księgach potwierdź ze swoją księgową.

Gdzie w nowym panelu Bolt znaleźć faktury?

Partnerzy zgłaszają, że po aktualizacji faktury łatwiej znaleźć w portalu Bolt otwieranym w przeglądarce na komputerze niż w aplikacji mobilnej. Jeśli faktury za miesiąc brakuje, zgłoś to do wsparcia Bolta.

Do kiedy trzeba nadać uprawnienia platformom w KSeF?

Bolt Poland w komunikacie dla partnerów podaje, że do czasu nadania uprawnień przyjmuje, że partner nie podlega obowiązkowemu KSeF — ale najdłużej do 31 grudnia 2026 roku. Uber prosi o nadanie uprawnień już od lutego 2026 roku. Najbezpieczniej zrobić to od razu dla obu platform.

Czy w 2026 roku grożą kary za błędy w KSeF?

Kary na podstawie art. 106ni ustawy o VAT mają wejść w życie dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Rok 2026 stanowi czas na przygotowanie procedur i nadanie uprawnień w MCU.

Nie trać czasu na ręczne przepisywanie raportów i niepewność przy rozliczaniu faktur z platform. Zobacz, jak łatwo możesz połączyć rozliczenia kierowców z danymi kosztowymi z KSeF w jednym intuicyjnym systemie. Wypróbuj program bez żadnych zobowiązań – kliknij tutaj i rozpocznij darmowy okres próbny w TwojaFlota już dziś.